Podsjetnik i izvješće - koja je razlika između njih

Među različitim vrstama poslovne komunikacije, korespondencija je važan dio poslovnog života. Njezin glavni alat su poznate uredske bilješke, koje su, ovisno o sadržaju, objašnjavajuće, predavanje, itd.

Što je dopis i zašto je potreban?

Prema svojoj svrsi, dopis je informativna poruka upućena zaposlenicima vlastitih ili drugih odjela, upravi odjela, tvrtki, odjela, podružnica. Popis tema koje se obrađuju u takvim dokumentima prilično je širok. Memorandumi upućuju na glavne događaje u životu tvrtke, na provedbu tekućeg rada, prevladavajuće neobične situacije, sadrže pritužbe i načine rješavanja različitih proizvodnih problema.

Glavna svrha ove vrste komunikacije je koordinacija raznih radnih pitanja u slučajevima u kojima nije moguće usmenu odluku iz bilo kojeg razloga. Memorandum se također može koristiti kao smjernica za sastavljanje naloga, koji su, za razliku od naloga, neformalniji.

Primjer bilješke

Vrste i svrha izvješća

Izvješće je najpopularnija vrsta podsjetnika upućenih čelniku tvrtke, glavnom knjigovođi ili nekom drugom višem zaposleniku. Glavna svrha izvješća je informiranje osoba više razine o svakoj situaciji, obavljanju posla, kao i izrada preporuka za rješavanje (uklanjanje) problema, itd. Memorandum se, za razliku od službenog, uvijek šalje na višu razinu i pravno je obvezujuća.

Najčešća vrsta dopisa je izvještavanje, informiranje uprave o provedbi planova, napredak tekućeg rada itd. Rjeđe su izvješća koja izvješćuju o svakoj neplaniranoj situaciji koja zahtijeva odgovor od višeg rukovodstva. Raspon pitanja takvih izvješća je vrlo širok: od informacija koje se odnose na glavnu sektorsku aktivnost poduzeća do pritužbi na organizaciju radnih uvjeta i izvješća o nepoštivanju radne i financijske discipline, službenog ponašanja itd.

Memorandum - primjer

Izrađujemo ispravan uredski dopis

Struktura dopisa zahtijeva prisutnost sljedećih elemenata:

  • "Caps" koji označava organizaciju, ime i odredište primatelja, ime i naziv autora.
  • Tekstualni blok koji se sastoji od naziva dokumenta ("Service Note") i sažetka situacije, svih radnji, zahtjeva.
  • Datumi i potpisi prevoditelja (datum, potpis i ime prevoditelja prikazani su u jednom retku s lijeva na desno).

Također, u bilješci o službi može se navesti registracijski broj, ako je prema pravilima poduzeća zapisan u časopisu. Važno je napomenuti da, budući da se uredski zapisi koriste samo unutar organizacije, dostupnost obrazaca nije preduvjet, osim ako to zahtijevaju pravila tvrtke. U isto vrijeme, neka poduzeća imaju vlastiti memorandum s logotipom, posebno dizajniranim za obavljanje službene korespondencije.

Kako napraviti memorandum?

Izvještaj u svojoj strukturi sličan je izvještajima službe. Njegova glavna razlika je primatelj: ako se podaci u dopisu mogu poslati bilo kojem drugom zaposleniku, tada se poruka izvješća upućuje nadređenom službeniku.

Načini oblikovanja podsjetnika razlikuju se ovisno o svrsi. Posebno, interno izvješće koje se šalje upravi unutar organizacije izdaje se na isti način kao i dopis usluge. Razlika je u sadržaju teksta, koji se naziva "Memorandum", koji sadrži izjavu o suštini problema, prijedloge za njegovo uklanjanje ili opis već poduzetih mjera.

No, pri izradi vanjskog memoranduma upućenog zaposlenicima drugih organizacija, pravila su stroža:

  • Dokument se sastavlja na memorandumu tvrtke.
  • Bilješka je upisana u knjigu izlaznih pisama tvrtke, dok je dodijeljeni registracijski broj naveden u zaglavlju bilješke. Također, prilikom zaprimanja obavijesti, ona se registrira kao ulazni dokument u organizaciji primatelja.
  • Vanjsku bilješku, u pravilu, potpisuje čelnik tvrtke ili njegov zamjenik. Prilikom slanja mogu biti potrebni i potpisi šefova drugih odjela.
  • Datum bilješke je datum potpisivanja i slanja.
  • Ako je bilješci popraćena dokumentarnim prilozima, u tekstu se sastavlja popis priloženih dokumenata.

Tekst dopisa ovisi o njegovoj svrsi:

  1. Izvješće o izvješću treba sadržavati informacije o napretku rada, poštivanju rokova, opisu trenutnih problema itd. Takvo izvješće omogućuje šefu da na vrijeme uoči nedostatke u radu i ukloni ih.
  2. Memorandum o konkretnoj situaciji sastoji se od detaljnog opisa problema i prijedloga za njegovo poboljšanje (uklanjanje). U praksi su takvi dokumenti često posvećeni pritužbama na kršenje radne discipline od strane zaposlenika i negativni, stoga je u prezentiranju informacija važno izostaviti emocionalnu komponentu i držati se točke.

Podsjetnik ili izvješće: u čemu je onda razlika?

Kao što možete vidjeti, ured i memorandumi imaju mnoge zajedničke značajke. Dakle, obje opcije se koriste za poslovnu komunikaciju, imaju sličnu strukturu dizajna. Istovremeno, postoje brojne razlike:

  1. Memorandum je namijenjen zaposlenicima različitih rangova unutar poduzeća, dok je izvješće sastavljeno samo na adresi više razine (vlastita tvrtka ili tvrtka treće strane).
  2. Memorandum je interni dokument, a dopis se može koristiti u vanjskoj korespondenciji s drugim pravnim osobama.
  3. Memorandum, za razliku od izvješća, nema pravnu snagu.
  4. Budući da se dopis koristi interno, on se može sastaviti na običan list papira. Po istom principu, sastavlja se i interno izvješće, ako se koristi interno. Istodobno, ako je izvješće poslano drugoj organizaciji, tada se u njegovoj pripremi koristi zaglavlje, registracijski broj i drugi obvezni elementi službene korespondencije.

Preporučeno

Omez i Ranitidin: kako se razlikuju i što je bolje
2019
Kako se Traumel gel razlikuje od masti?
2019
Glukozamin ili hondroitin: usporedba lijekova i ono što je najbolje odabrati
2019